Mise en place d’un organigramme en entreprise

Qu’est ce qu’un organigramme ?

Il s’agit d’un outil informatif et organisationnel utilisé en entreprise pour déterminer les liens hiérarchiques, organisationnels et fonctionnels existants entre les différents métiers de votre structure.

C’est une photographie à l’instant « T » des postes occupés dans votre structure et des rapports pouvant exister entre eux.

Il s’agit également d’un outil de répartition des tâches au sein de l’entreprise.

Utilité et rôle : à quoi sert-il ?

L’organigramme est avant tout un outil de communication destiné à faciliter la compréhension des rapports et liens existants au sein de la société.

Il remplit les objectifs qui suivent :

• La compréhension du fonctionnement organisationnel d’une entreprise ou d’une équipe pour un nouvel arrivant.
• Une meilleure connaissance de ses interlocuteurs, leurs rôles dans l’entreprise, les liens inter-métiers et rapports de subordination pouvant exister en son sein. De cette manière chacun connaît sa juste place dans l’équipe, il n’y a plus d’ambiguïté quant aux positions hiérarchiques. Cette cartographie favorise donc largement l’efficacité en entreprise.
• C’est également un outil d’analyse de dysfonctionnements. Il est utile aux membres de la direction pour corriger les problématiques organisationnelles existantes lorsque c’est nécessaire.
•  Il  facilite l'optimisation de l’organisation par la redéfinition des tâches attribuées aux salariés. Cet outil contribue donc à la baisse du coût de votre masse salariale.
• Utilisé en externe (par des clients ou partenaires), il est le moyen pour eux de cerner le fonctionnement de l’entreprise et de distinguer efficacement l’interlocuteur vers lequel se tourner en fonction de leur besoin spécifique.

Pour être efficace, ce document doit constamment être actualisé (lors d’une mobilité interne , d’une création d’emploi ou à l’arrivée d’un nouveau collaborateur dans la société). C’est un document évolutif qui n’a de sens que s’il est mis à jour régulièrement.

Règlementation : que dit la loi ?

Aucune obligation légale n’encadre la création d’une telle représentation. Il s’agit d’un document pratique et fortement recommandé, mais en aucun cas obligatoire.

Comment créer un organigramme ?

Les différents types d’organigrammes existants :

Il existe 3 grands types qui présentent des lectures différentes du fonctionnement d’une société.

L’organigramme en pyramide

Le plus communément utilisé en entreprise. Les lignes verticales déterminent le rapport de subordination (le plus haut niveau de hiérarchie étant au sommet du schéma). Les lignes horizontales présentent les métiers de même niveau hiérarchique, connaissant un rapport d’égal à égal.

En voici un exemple :

L’organigramme en arbre

La lecture se fait de gauche à droite, le niveau de hiérarchie le plus élevé de l’entreprise étant présenté sur la gauche.

L’organigramme replié

Un mélange entre la pyramide et l’arbre. Sa lecture se fait donc de haut en bas et de gauche à droite simultanément.

Le choix de l’outil 

Plusieurs outils informatiques sont à votre disposition pour faciliter la conception de ce document graphique.

Le support le plus largement utilisé reste pour autant la suite Microsoft Office qui présente les avantages :

• d’être facile d’accès (Word, Power Point et Excel, des logiciels leaders dans le monde professionnel),
• simple d’utilisation puisqu’il donne accès à des schémas préexistants (appelés « SmartArts ») que vous n’aurez plus qu’à renseigner avec vos informations internes (intitulés de poste, noms des salariés correspondants, photographies pour faciliter la lecture et rendre le document plus vivant),
• il s’agit par ailleurs d’un outil très efficace qui propose des schémas variés, clairs et facilement interprétables.

    En ajoutant une photo de chaque collaborateur, l'organigramme est plus convivial et permet de mettre un visage sur des noms

Conseils de réalisation

Pour en faciliter la lecture et la compréhension, ce document doit être clair et lisible au premier coup d’œil, ne le chargez donc pas trop en informations.

Plus la structure est grande, moins l’organigramme sera détaillé afin de limiter la difficulté de lecture et le risque de perte de sens.

Toujours dans le cas d’une grande entreprise, une vue globale est utile, mais il peut s’avérer nécessaire d’en concevoir également un pour chacun des départements composant la structure pour en faciliter la compréhension et la lisibilité.

Les limites de cet outil

En ce qui concerne la répartition des tâches dans l’entreprise, cette représentation hiérarchique n’est pas l’outil le plus précis. L’ensemble des tâches et missions rattachées à un métier sont définies précisément dans les fiches de poste des salariés. L'outil n’en donne qu’une vision globale.

Malgré son utilité, cette représentation de la structure ne reste qu’un schéma , c’est un outil figé et très peu flexible. Il ne met pas en évidence la polyvalence d’un métier et la transversalité des missions rattachées à chaque poste.

Dans une société en perpétuel mouvement, il  n’est pas un outil assez souple pour suffire à représenter la complexité de l’organisation d’une entreprise.

Les entreprises modernes fonctionnent de plus en plus en réseau et externalisent un grand nombre de tâches et d’emplois. L’organigramme ne permet pas de mettre en évidence ces modes de fonctionnement.